Le Groupe Rubion

Spécialisé dans le négoce de produits métallurgiques et de fournitures industrielles, le groupe Rubion compte plus de 80 collaborateurs, 6 magasins répartis dans le Grand Ouest et 40 000 références produits. Fortement implanté sur sa région depuis plus de 25 ans, il doit sa réussite et sa croissance à la qualité de ses produits mais aussi à des prestations de conseil et de service haut de gamme. Pour assurer son développement et répondre aux exigences de ses clients, le groupe a souhaité mettre en œuvre une solution de gestion intégrée et a choisi Sage ERP X3 Premium Edition. Entretien avec Thierry Goven, Directeur Général.

 

Le contexte

Dans le groupe Rubion depuis une vingtaine d’années, Thierry Goven en devient Directeur Général en 2004, lors du départ en retraite du fondateur, M. Rubion. « Lorsque j’ai pris mes nouvelles fonctions, raconte-t-il, je me suis immédiatement intéressé au système d’information de l’entreprise. Nous travaillions depuis dix ans avec un logiciel assez basique, qui ne savait pas gérer les stocks et qui arrivait en fin de vie. Pour compliquer encore la situation, certains de nos magasins utilisaient un autre produit. Chacun gérait ses affaires dans son coin, avec ses propres méthodes et son propre langage. Nous faisions circuler des disquettes d’un site à l’autre pour faire les mises à jour indispensables, c’était très laborieux… Si nous voulions continuer à développer l’entreprise tout en offrant à nos clients un excellent niveau de service, il était urgent de changer tout ça ! »

L’ERP, la bonne solution pour organiser la croissance de l’entreprise

La solution ERP s’impose d’emblée : ce serait une révolution culturelle à laquelle il était impératif de bien se préparer en amont. « Nous avons constitué un comité de pilotage en interne et pris le temps de réfléchir à ce dont nous avions besoin, explique Thierry Goven. Il était essentiel que le nouveau système gère les stocks. Essentiel aussi qu’il soit multi-sites, afin que chacun puisse avoir accès, de son magasin, aux informations concernant les autres magasins. Nous souhaitions, en complément, que nos vendeurs sédentaires soient tous équipés de PDA, afin de traiter instantanément et en présence du client les commandes et les facturations. Autre exigence, et non des moindres : il était essentiel que nous nous mettions à parler tous le même langage et, en particulier, que les articles aient le même nom pour tout le monde. Ce n’était pas du tout le cas auparavant. Comment voulez-vous mettre en place une gestion des stocks dans ces conditions ? Bien sûr, c’était à nous d’effectuer ce travail d’uniformisation des désignations, en nous basant sur les codes fournisseurs, mais la mise en place d’un ERP nous obligerait à le faire, et c’était une très bonne chose. »

Sage ERP X3 Premium Edition et Microfirst : la combinaison gagnante

Le cahier des charges étant réalisé, deux prestataires historiques du groupe sont consultés. Des démonstrations sont organisées, et c’est finalementSage ERP X3 Premium Edition, présenté par Microfirst, qui est retenu. « Cette solution répond à la totalité de nos demandes en prenant en charge nos spécificités métiers, notamment la question des unités de mesure et la nécessité de connaître en temps réel l’état des stocks dans nos 6 magasins. En outre, nous connaissions Microfirst depuis dix ans et nous leur faisions toute confiance. »

Une solution qui sait s’adapter aux spécificités de l’entreprise

Le choix est arrêté en juin 2004 et le déploiement commence aussitôt. La partie comptable est opérationnelle dès le mois d’octobre. « Nous avons mis en place une comptabilité standard dans chacun de nos magasins sans difficulté et les informations circulent très bien. » La gestion commerciale, quant à elle, est un peu plus longue à mettre en œuvre, car il faut recréer tous les fichiers clients, fournisseurs et articles. Des développements liés aux spécificités de l’activité de l’entreprise sont nécessaires : « Nous n’avons pas les mêmes tarifs si nos clients sont des particuliers ou des professionnels, précise Thierry Goven. Et pour les professionnels, il y a de nombreuses déclinaisons. Mais le point le plus délicat est la question des unités de mesure. Quelques exemples. Nous achetons de l’acier à la tonne, mais nous le revendons à nos clients au kilo, au mètre ou à la barre. De même, les tubes sont acquis au mètre et vendus à la barre de 6mètres ou au mètre. Les tôles sont vendues à la feuille, au mètre carré, au poids… Le système de gestion doit savoir repérer qu’il s’agit à chaque fois du même produit et jongler avec des unités qui peuvent varier selon qu’il s’agit d’achat, de vente ou de stockage. Autrefois, nous gérions tout cela manuellement en créant autant d’articles qu’il y avait d’unités utilisées, mais il était du coup impossible d’avoir une vision juste des stocks réels. Aujourd’hui, c’est un régal ! Nous avons chez Microfirst un interlocuteur extrêmement compétent qui a toujours amené des solutions très fines et pertinentes. Sage ERP X3 Premium Edition est vraiment pour nous la solution idéale, capable de prendre en charge une très grande quantité de références (39 000 au total, dont 37 000 pour les rayons quincaillerie) tout en gérant des unités de mesure différentes.

Un chiffre d’affaires en hausse de 6% dès la première année

Les magasins de Vitré, Malestroit et Redon démarrent en mai 2006, les autres sont opérationnels dès le mois suivant. Plus des deux tiers des collaborateurs du groupe sont amenés à utiliser Sage ERP X3 Premium Edition. « Certains d’entre eux n’avaient jamais manié de souris ! Nous les avons accompagnés dans la découverte et la prise en main de leur nouvel outil et Microfirst a été très présent du début à la fin. L’implantation d’un ERPétait un projet d’entreprise de grande envergure, dans lequel tout le monde s’est impliqué. Dès le troisième mois, nous étions à l’équilibre et au bout d’un an, nous avions progressé de 6% par rapport à l’année précédente. Et nous continuons à croître. Pari gagné haut la main, donc. »

Vitesse d’exécution et gestion en flux tendu

« Avec Sage ERP X3 Premium Edition, poursuit Thierry Goven, nous avons complètement modifié notre manière de travailler, et nos clients sont très satisfaits. Les vendeurs en magasin disposent tous de terminaux de poche, ils peuvent donc valider les commandes au fur et à mesure, c’est un gain de temps considérable. Les réapprovisionnements sont faits d’un simple clic après ouverture du compte fournisseur. Les commandes intersites sont rapides et faciles à gérer, les procédures sont automatisées, c’est du velours ! Nous avons aujourd’hui une vraie rigueur de travail et c’est tout à notre avantage. Si l’on veut progresser dans le monde du négoce, il faut des outils modernes. Faute de quoi on finit par disparaître. Les clients attendent que nous soyons réactifs. Ils ne préparent plus leurs chantiers longtemps à l’avance et travaillent en flux tendus. Leur réussite dépend de notre capacité à répondre vite à leurs demandes. Sans Sage ERP X3 Premium Edition, nous aurions déjà perdu des marchés. Maintenant, nous accroissons notre vitesse d’exécution de manière très sensible. Nous gérons commandes et réapprovisionnements en temps réel. Les clients n’ont qu’un seul compte chez nous, qui leur donne accès à nos six magasins, sans perte de temps. Ils savent immédiatement si un produit est disponible et où il se trouve. »

Avec deux ans de recul, le bilan est extrêmement positif. « Nous sommes une petite structure et nous n’avions pas droit à l’erreur. Nous avons fait le bon choix. La solution est parfaitement adaptée, le dossier était bien préparé et nous avons été accompagnés par un prestataire compétent tout au long du processus. Nous sommes maintenant parés pour l’avenir ! »

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