Le Groupe Barrault Horticulture & Sage ERP X3

Barrault  Horticulture  est  une  entreprise  familiale  horticole  créée  en  1952  et implantée  près  d’Angers.  Elle  produit  chaque  année  12  millions  de  plants  et occupe   une   position   de   leader   sur   le   secteur   des   plantes   vivaces   et aromatiques.  Ses  produits  sont  commercialisés  exclusivement  en  France auprès de grossistes, de jardineries spécialisées et de grandes surfaces. Avec un chiffre d’affaires annuel de 10 millions d’euros, Barrault Horticulture emploie 96  salariés  permanents.  En  2009,  l’entreprise  a  souhaité  moderniser  son système  d’information  en  mettant en  œuvre  un  ERP interfacé  à  un  site Web marchand. Elle a fait le choixSage ERP X3 Standard Edition. Entretien avec Erwan Perrot, Responsable de Production, Catherine Rouxeau, administrateur des ventes et Julien Guédon, Chef de Projet.

 

Un ERP pour répondre aux nouveaux besoins de l’entreprise

Jusqu’en 2009, l’entreprise était équipée d’un logiciel de gestion comptable et commerciale  développé  sous  Mac  qui  commençait  à  montrer  ses  limites.
 » Notre prestataire technique était une personne unique, nous prenions donc de  sérieux  risques  quant  à  la  sécurité  de  notre  installation,  explique  Erwan Perrot. Il était de toute façon grand temps de faire évoluer notre système afin de  prendre  en  compte  de  nouveaux besoins.  Les  jardineries  avec  lesquelles nous   travaillons   ont   besoin   d’un   bon   de   livraison   détaillé   pour   chaque commande et nous étions dans l’incapacité de le fournir sans occasionner de bouleversements  dans  nos  délais  de  livraisons.  Comme  nous  avons  une multitude  de  références  –  environ  4600  –  nous  avons  souhaité  que  les jardineries  puissent  saisir  elles-mêmes  leurs  commandes  à  partir  d’un  site Internet  et  que  ces  commandes  soient  ensuite  traitées  automatiquement  par une solution ERP. Il fallait que celle-ci soit souple, capable de gérer des bases de données complexes et de prendre en charge toutes nos problématiques de logistique  et  de  livraison.  Nous  souhaitions  en  outre  qu’elle  soit  connue  et largement  répandue  auprès  des  entreprises,  avec  un  prestataire  fiable  et pérenne.  »

Un processus de sélection rigoureux

Un  cahier  des  charges  est  rédigé  avec  l’aide  d’un  consultant  informatique spécialisé   dans   les   métiers   de   l’horticulture.   Il   énonce   les   besoins   de l’entreprise,  aussi  bien  pour  la  partie  Web  que  pour  l’ERP.   » Nous  avons sélectionné  sept  solutions  et  organisé  une  réunion  générale  avec  questions- réponses.  Puis  nous  avons  reçu  un  à  un  les  prestataires,  parmi  lesquels Microfirst, partenaire Sage, qui nous présentaitSage ERP X3 Standard Edition. Nous  voulions  tester  la  capacité  du  produit  à  s’adapter  à  notre  métier  et  à l’évolution, au fil du temps, des produits. Nous avons retenu en short-list trois solutions bien diffusées sur le marché : SAP, Sage et Cegid. Nous les avons alors poussées dans leurs retranchements. Nous sondions à la fois le produit et sa capacité à échanger avec des terminaux logistiques ainsi que le sérieux
et l’investissement du prestataire via le chef de projet. Pour finir, nous avons appelé des clients. Après analyse de toutes les données ainsi recueillies, nous avons opté pour Sage ERP X3 Standard Edition, définitivement convaincus par
les qualités du produit et la compétence de Microfirst.  »

Gérer toutes les spécificités de l’activité horticole

Le contrat est signé en septembre 2009.  » Nous avons choisi en même temps un prestataire pour la solution Web, ce qui nous a permis de lancer en parallèle les deux projets.  » La gestion commerciale (saisie des commandes, gestion de
la base de données articles et des fichiers clients) est déployée, ainsi que la comptabilité générale et la comptabilité tiers.

« Au départ, nous n’avions pas prévu d’intégrer la gestion comptable. Mais quand nous avons découvert les performances de Sage ERP X3 Standard Edition et la rapidité  d’avancement de la mise en œuvre, nous avons étendu le périmètre fonctionnel du projet à la gestion financière. Sage ERP X3Standard Edition est allé au-delà de nos  attentes ! » La gestion des stocks est également mise à contribution :  » Nous l’utilisons dans un contexte un peu particulier : nous  avons un parc de rolls – sortes de chariots – que nous prêtons aux clients au moment de la livraison et que nous devons récupérer. C’est une spécificité métier que nous réussissons à gérer avec Sage ERP X3Standard Edition. »
D’autres particularités liées à l’activité horticole ont pu être traitées dans Sage ERP X3 Standard Edition grâce à des développements spécifiques. « Nous avons pu intégrer la notion de stade de développement de la plante (fleurie, au repos, etc.) dans la gestion de la disponibilité des articles, précise Julien Guédon. La mise à jour est quotidienne et intégrée en temps réel au site Web. Les clients savent donc de manière fiable ce que  nous avons réellement en stock, nous n’avons plus de manquants, ce qui nous permet de vendre plus. Nous avons également développé dans Sage ERP X3 Standard Edition un programme qui nous permet d’optimiser les conditionnements en calculant le nombre de rolls et leur taux de remplissage à chaque commande, en fonction de la hauteur des plantes et de leur stade de développement. Le client peut ainsi prévoir le coût du transport et savoir à partir de quel moment il bénéficiera du franco de port. Tout ceci était fait manuellement auparavant, de manière très approximative. »

L’interface avec un site marchand, pour une meilleure réactivité

« Sage ERP X3 Standard Edition nous a également permis de créer une  base articles très complète, avec plus de 150 champs supplémentaires  rassemblant toutes  les informations qui doivent être fournies au client. Toutes ces données apparaissent ensuite sur le site Internet. D’une manière générale, tout ce qui est présent (textes et images) sur le site Internet provient de l’ERP, nous avons une base  de  données  unique, cohérente et mise à jour en temps réel.  L’interface entre Sage ERP X3 Standard Edition et le site Internet a été mise en place très facilement, on sent que l’ERP a vraiment été pensé pour ça. »
Sage ERP X3 Standard Edition est opérationnel depuis le 1er octobre 2009, le site Web a été lancé quant à lui en  février 2010. » Ça marche bien. Sage ERP X3 Standard Edition est très performant et fiable, les  échanges avec Internet fonctionnent parfaitement. Les jardineries qui ont passé leurs premières commandes comprennent tout le bénéfice qu’elles peuvent tirer du nouveau système : elles reçoivent des bons de livraisons très complets,elles ont accès au stock réel des produits et savent immédiatement quelles marchandises sont disponibles, et à quel stade de maturité. »

Tous les objectifs sont atteints

En interne, 12 personnes utilisent Sage ERP X3 Standard Edition : « Six au service commercial, 3 à la comptabilité, 2 à la direction et le responsable de production. Trois personnes ont été formées au nouveau produit par Microfirstet elles ont à leur tour formé les autres utilisateurs. Le changement est énorme pour nos collaborateurs – passage de l’univers Mac à l’univers PC, automatisation de nombreuses procédures – mais tout le monde est satisfait. »
Quelques semaines après le démarrage, le bilan est très positif : « Sage ERP X3 Standard Edition est un outil fiable, simple d’utilisation, bien  adapté à notre métier. Nous avons maintenant une parfaite traçabilité des commandes et des livraisons et bénéficions d’excellentes analyses de notre activité. Et nous avons de  très  bonnes  relations avec les consultants de Microfirst qui ont été très présents tout au long du projet  » conclut Julien Guédon.
Erwan Perrot ajoute : « Nous avions un autre objectif à moyen terme : évoluer vers une meilleure organisation dans la préparation des commandes. Avec notre ancien logiciel, ce n’était pas envisageable. Avec Sage ERP X3Standard Edition, nous allons pouvoir optimiser toute notre gestion logistique. Nous gagnerons encore en temps et en efficacité. »

http://www.barrault-plantes-jardins.com/

Activité :
Barrault Horticulture est le leader sur le secteur des plantes
vivaces et aromatiques avec une production annuelle de 12
millions de plants, qui sont
commercialisés exclusivement en France auprès de grossistes, de jardineries spécialisées et de grandes surfaces

Chiffre d’affaires :
Un CA annuel de 10 millions d’euros

Effectif :
96 salariés permanents

Localisation :
En France

Problématiques :
– Assurer la traçabilité des commandes
– Informatiser le processus de
traitement des commandes
– Permettre un suivi des conditionnements (balance des rolls)

Solution Sage :
Sage ERP X3 Standard Edition

Partenaire Sage :
Microfirst

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